20 april 2021, door Peter van de Vijver
Het is tegenwoordig een uiterst zeldzaam beeld: mensen die op minder dan anderhalve meter van elkaar een leuk gesprek voeren. Meestal is het in ieder geval op minimaal 1,5 meter en zeker op de (digitale) werkvloer is het nog vaker via zogenoemde ‘calls’. Iedereen heeft er inmiddels wel een beetje genoeg van, maar tegelijkertijd is het een essentiële levenslijn voor de sociale contacten.
Gesprekken hebben dus ontegenzeggelijk een belangrijke sociale functie, en zijn positief voor ons mentale en fysieke welzijn, zeker in deze tijd. Mede daarom vinden we het dan ook lastig om er een eind aan te breien: onderzoek van de universiteiten van Harvard, Virginia en Pennsylvania wijst uit dat een gesprek vrijwel nooit eindigt wanneer jijzelf of de ander dit wil. Sterker nog, gemiddeld duurt een gesprek de helft langer dan je allebei wenst. De oorzaak is een klassiek coördinatieprobleem: we delen onze verwachtingen niet, dus hebben onvoldoende informatie, waardoor je eigenlijk altijd langer met elkaar praat dan je allebei wilt.
Een klein onderzoek onder onze eigen medewerkers leverde soortgelijke inzichten op: een meerderheid vindt gesprekken meestal te lang duren.
Gesprekken (tijdig) beëindigen is, ondanks dat we het eigenlijk allemaal wel willen, dus nog best een kunst. Je wil namelijk ook voorkomen dat iemand zich afgewezen voelt, of nog eenzamer wordt in deze sociaal gezien al best pittige Coronatijden. Ruim 4 van elke 5 DR-medewerkers bevestigt dat het hen wel eens moeite kost om een gesprek te beëindigen.
Wat kunnen we eraan doen, zodat we niet eindeloos in calls blijven hangen en een beetje tijd voor andere dingen overhouden, bijvoorbeeld voor onszelf? Een paar tips:
- Take control: benoem het doel van het gesprek en wat je gaat bespreken en wanneer je daarmee klaar bent. Refereer aan het begin al aan de tijd die je hebt ingepland: daarbinnen moet ‘het’ gebeuren.
- Als je voor jouw gevoel klaar bent, vraag dan ‘toestemming’ aan de ander om het gesprek af te sluiten. Bv. ik denk dat we nu alle punten hebben besproken en de acties hebben benoemd. Hoe denk jij hierover? Zo ja, zullen we ons gesprek afsluiten?
- Gebruik afrondende woorden: tenslotte, tot slot, als laatste, etc.
- Zeg tegen het einde wat je gaat doen direct na het gesprek: ‘Ik ga nu …’ Dit is volstrekt vrij invulbaar, als er maar enige noodzaak of urgentie uit blijkt. Bijvoorbeeld: ik ga lunchen, ik ga een andere call in, ik ga aan de slag met een rapport, ik ga de hond uitlaten, ik ga de kids ophalen, et cetera.
Dit alles als stille hints dat jij er eigenlijk wel klaar mee bent. ;o)
Al met al: fascinerend die intermenselijke communicatie: daarin zijn we vast nooit uitgeleerd!